2/18專案管理(下)

佳句分享：一個人的習慣叫習慣，一群人的習慣叫文化。

心得+筆記

我在漫漫的課堂當中，幾乎快和周公相見歡時，老師分享的一句話，將我驚醒，是說：一個人的習慣叫習慣，一群人

的習慣叫文化。非常貼切地我想要表達給公企夥伴的，也是公企現在所需要的。一個人的行為就代表個人的形象，一

群人的行為就代表了團體的形象，公企的夥伴想要的公企組是什麼樣子呢？而我們”每一個人”都做到了嗎？團隊的每

個人是多麼重要呀！很感謝老師的一句又再次提醒了我。今天的專案管理讓我印象深刻的，是專案的時間管理，有分

享到工作的路徑圖，可以運用在平時專案甘特圖的排程上，各個專案組別的組長，可以針對組內的工作細項一一和專

案成員訂定，並清楚了解事件的先後順序，作適當的人力分配、調動，最後根據經驗法則與專家判斷，加以調整。以

利排出適當又合理的工作排程。

1. 專案階段要有前後順序相接
2. 專案生命週期的不確定性和風險最高
3. 壓縮時程

心得:

經過一個晚上的洗禮及思考，對於專案管理有理出那麼一些頭緒來，接下來我們要看更多關於專案的內部結構，在這之中令我印象深刻的問題是關於利害關係者跟該如何在不利己的情況下爭取到資源並且能加以應用?還有提出解決的方式。

一個人的習慣叫習慣，一群人的習慣叫文化，在團隊合作中，每一個人對於自己團隊有著不同的期許，團隊中融合了大家的共識，不再是一人團隊，適當的分工及完美的合作才能使團對日益茁壯。課程最令我熟悉的內容就是關於元素分析表及網絡圖了，因為之前曾經嘗試過，現在一聽”喔~原來是這麼一回事呀”將所有事項分輕重緩急，安排時間的流程，該如何壓縮時程和良好的控管才能使我們更有效率。我也學到了關於領導的部分，先知道身為一個領導者，要先知道領導者在做什麼，思考學習模仿→超越→取代，加油!

筆記;

各個階段構成整個生命週期

一般生命週期之型態與特性

專案有不確定性，且因覆雜性 1.開始2.歸檔3.結束

有特殊專業的人:專業是需要被尊重的

各組織型態結構之分析:

1. 功能性組織2.專案型3.矩陣型(資源整合)

專案辦公室

PMO定位，標準流程

1.專案資料中

2.資源、目標、要求

時間管理、人力不足的原因

風險做監控管理

專案成本管理

專案品質管理

專案的規劃:可分

1.專案區塊                       2.  工作項目及內容 3.執行4.  配合 5. 產出

大、中、小分類

心得: 

綜合兩天的專案管理課程，讓我了解到專案的生命週期，且因專案的不確定性，可能因成本、人力、時間的考量要做風險管理的監控，在資源有限下做調整，避免未全盤的監控，滿足利害關係者之需求，舉例來說，在高雄e.m.c做專案時，因為高雄的資源有限，要如何用低成本或是藉由專案的進行達到盈餘，以及因來自各地區學校的學生因沒有固定聚集的場所，時間、交通上的因素要如何壓縮或是替代的方案，節省大家的時間，是我們要考量到的，人員的開銷、減少時間的浪費，達到專案進行得順利。

最後結尾的部份老師提到，工作規劃圖，讓我了解到一個專案在進行時要如何的規劃能夠更有效率，我以前都認為只要將大標題定下來，什麼時候要交什麼東西完成就好了，但是往往都會堆積在最後幾天完成，做出來的成果總叫人失望，讓我知道我們在規劃的時候，可將主標題定下來，在一一列出細節，訂定時間，能夠按部就班的完成，做出來的成果更有品質，然而網路圖讓我知道壓縮工作天數，加上預留的時間，能夠將工作進度提早完成，依計劃進行，這兩天的課程讓我受益良多。

上面這篇的文是

劉彥汝(高雄)PO的><

專案管理(二)

筆記

專案：不確定性、複雜性、行業別不同、時間週期性不同

◎實施專案時都會將專案分為數個階段，以及工作成果為標的，方便檢核成果及進度，以利管理控制。

專案生命週期：一個專案的起始和結束，當組織發現機會，再發展前會先進行需要評估或可行性研究

◎專案初期，成本和人力資源需求程度低，隨進行而提高，專案結束前急速降低

            風險和不確定性最高，隨專案進行，成功機率逐漸增高

◎利害關係者對於最終產生的特性和最後成本的影響最大；其影響則會逐漸減少

◎專案與組織環境主要受1利害關係者2組織影響所產生

◎組織型態分為1功能型2專案型3矩形

◎專案辦公室(PMO)：企業專案管理故業務交待機構或內部諮詢機構

◎專案管理過程分為1起始2規劃3執行4監控5結束(二三四為不斷循環)

九大知識領域：整合,範疇,時間,成本,人資,溝通,風險,採購

心得

    暨昨天的內容後今天的課程依舊充實,今天老師用了很多圖示來解說許多專案誕生及持續的關係，讓我們對於許多概念變得清楚明瞭，最令我映像深刻的部份是老師用一段又一段的方式分享專案誕生的流程。

    每個專案的誕生是由不同的團體共同完成的，但是實行的時間總是不確定所以每個團會先預估時間，而由領導人去預估和判斷，讓每個團隊能如期完成，其中分配時間、人力就顯的及其重要。

    這樣的分享，藉由口語與圖示讓我們能快速了解老師所要表達的狀況，並藉由階段式的方法讓我們能循序漸進的明瞭，也能使我們對於此印象深刻。

    老師說：「專案擬定，要確保所有事件，如期如時如預算完成」，因此我們對於專案要抱持著謹慎且小心的態度，對於每一個細節都要做許多的評估，畢竟身為專案的負責人就是要讓專案如期如時如預算完成，因此我們首先要改變我們對於專案態度以及心態，讓從事專案的自己認真又積極專案管理(二)

筆記

專案：不確定性、複雜性、行業別不同、時間週期性不同

◎實施專案時都會將專案分為數個階段，以及工作成果為標的，方便檢核成果及進度，以利管理控制。

專案生命週期：一個專案的起始和結束，當組織發現機會，再發展前會先進行需要評估或可行性研究

◎專案初期，成本和人力資源需求程度低，隨進行而提高，專案結束前急速降低

            風險和不確定性最高，隨專案進行，成功機率逐漸增高

◎利害關係者對於最終產生的特性和最後成本的影響最大；其影響則會逐漸減少

◎專案與組織環境主要受1利害關係者2組織影響所產生

◎組織型態分為1功能型2專案型3矩形

◎專案辦公室(PMO)：企業專案管理故業務交待機構或內部諮詢機構

◎專案管理過程分為1起始2規劃3執行4監控5結束(二三四為不斷循環)

九大知識領域：整合,範疇,時間,成本,人資,溝通,風險,採購

心得

    暨昨天的內容後今天的課程依舊充實,今天老師用了很多圖示來解說許多專案誕生及持續的關係，讓我們對於許多概念變得清楚明瞭，最令我映像深刻的部份是老師用一段又一段的方式分享專案誕生的流程。

    每個專案的誕生是由不同的團體共同完成的，但是實行的時間總是不確定所以每個團會先預估時間，而由領導人去預估和判斷，讓每個團隊能如期完成，其中分配時間、人力就顯的及其重要。

    這樣的分享，藉由口語與圖示讓我們能快速了解老師所要表達的狀況，並藉由階段式的方法讓我們能循序漸進的明瞭，也能使我們對於此印象深刻。

    老師說：「專案擬定，要確保所有事件，如期如時如預算完成」，因此我們對於專案要抱持著謹慎且小心的態度，對於每一個細節都要做許多的評估，畢竟身為專案的負責人就是要讓專案如期如時如預算完成，因此我們首先要改變我們對於專案態度以及心態，讓從事專案的自己認真又積極。

高雄服管組-宇馳

WBS與排程管理的規劃：經驗法則+專家判斷，包含前置事件也要細心安排。
由網路圖分辨出的「關鍵項目」須更加小心的控管進度。

今天的課延續昨天的專案生命週期，在人力需求的部分我有了新的體認，過去在規劃專案時就拉了預計最多人數來幫忙，確發現人多嘴雜、開會麻煩、溝通緩慢等問題，現在知道要分階段吸收人力，依照專案管理之五大過程(起始、規劃、執行、監控、結束)去推動，並應用九大知識領域，必更能使案子順利進行。
最後老師教我們WBS及網路圖，WBS能幫助我們分析工作事項，將其製成一個表格並完整記錄，方便控管專案執行進度，而當團體在討論工作項目時，排程管理網路圖就是最佳利器了，不僅能釐清階段間的關聯性，對於流程、工作天、應完成日期等等的安排也能做一個方便的統計與規劃。雖然老師一口氣傳授許多知識，不過藉由詳細的PPT及筆記，必能為將來的專案做詳細的規劃，讓專案更加順利的執行。

1/18心得:

　　今天的課程十分具有引響力，有很多的想法我一聽玩馬上與高雄E.M.C.的制度做上結合，好比型態組織結構之分析，大略分為功能性組織結構、專案化組織結構、矩陣式組織結構，而高雄E.M.C.從這個角度來看確實有一些組織結構是應該改進的：高雄E.M.C.的新進成員在成為實習志工後，會有三個月的實習時間，三個月的實習期過後會有二次面試的選擇換組機會，這一來的目的是希望實習志工們能在這三個月的時間內，好好嘗試參與它組的企畫專案，除了能帶動整體的凝聚力，更能讓實習志工們有機會了解它組的核心價值與模式，到了二面的時候實習志工們才能更了解自己適合哪一組，但是很多老鳥志工們在選擇專案團員時往往第一選擇得皆是自己組內的成員，ＥＸ：服管組企劃專案的往往就只選自己組內的成員，雖說這麼做在團員時間安排上可能會有較多的共通點，但卻違背了當初的本意，實習志工們沒有機會參與它組的企畫專案，很明顯的現在得高雄E.M.C.大多是以功能性組織結構，應該是要以矩陣式組織結構才對呀，當然如果是較深度的企畫專案ｅｘ：Ｑｃｃ會議、與值班檢討改善這類的專案，才該以服管組內為重心，進行功能性組織結構。

　　筆記：

　　專案管理與組織：

　　組織制度＞E.M.C.制度

　　文化與風格＞高雄在地文化

　　各型態組織結構之分析：專案化組織結構＞一個專案的結束可能會造成有人　　（能力較差者）無歸屬部門的情況ＢＵＴ整體能力和參與度較強。

　　　　　　　　　　　　　功能性組織結構＞人資、會計…..，部門內不之專案，專案工作人員會較有歸屬感，ＢＵＴ缺乏其他部門的能力支援。

　　　　　　　　　　　　　強矩陣式組織結構＞較其他矩陣式組織結構來的參與率更高，績效考核會有部分權力在專案Ｌeader的手上，加上ＰＭ是由ＰＭＯ所提供之合格Leader對整體專案更為穩定ＢＵＴ權力平衡不易(各自部門boss與專案boss喬不攏)。

　　　　　　　　　　　　　混合式組織結構＞包含功能性＆強矩陣，對於不同專案類型有更好的發揮。

　　ＰＭＯ專案辦公室：是有一定開發程度的組織企業才會有的部門，負責整合與專案有關的know how&建立制度，當有一個新的專案時ｐｍｏ會提供合格的ｐｍ人選，並培育ｐｍ人才，當ｐｍ在專案上有任何問題都可以尋求ｐｍｏ的協助。

　　專案規劃過成群組：有三大區塊需要注意＞【風險】、【控管】、【企劃規劃】　

　　專案範疇管理：以確保成功完成專案所需的全部工作。

　　專案時間管理：確保時間能如期完成（工作時程的壓縮以確保有足夠的安全期），安排工作天時間控管時要注意關鍵的工作點不可ｄｅｌａｙ。

　　專案成本管理：估算成本時（企劃案一開始的範疇時成本要多估一點以防超出預算ｅｘ：雜支可以多估一些），活動期間對成本要有效監控。

　　專案品質管理：用一定的標準來定義品值考核。

　　專案人力資源管理：利害關係者扮演著重要的角色，要滿足利害關係者的期望，爭取更多資源，善用soft skills避免利益衝突。

　　專案溝通管理：辨識利害關係者，管裡利害關係者期望。

　　專案風險管理：step1.列出項目 step2.發生風險 step3.風險發生可能程度

                  step4.風險因應措施。　

筆記：

   九大知識：整合、範疇、時間、成本、品質、人力資源、溝通、風險、採購管理

   由這九個乘上起始、規劃、執行、控制、結束，所組成的42個子過程

網路圖：能夠去計算每一部分工作時間，也能從中去計算出是否可以有些彈性調整，人力是否可以去調動、分配。

心得：

  老師這次說得相當的專業，有些部分老實說我聽得有點不是很懂，可能是因為我的專案經驗還不夠，不過這次老師說的九大知識，其實我們在過去執行專案時或多或少都有去用到，只是我們有些可能沒有想到或注意到。

  這次我運用到我的專案，像是一開始要先去整合，整合大家的想法意見，之後要去規劃一下我的範疇，這個活動到底是要辦多大，對象是誰，所要做的事情有那些，時間要如何分配，是不是要去調整時間，老實說我覺得成本有時很難去控制，因為有時會突然多了一些我們過去可能沒想到的，這時只能說要有些彈性，甚至是決定是否該有所取捨，品質部分過去算是我很弱的一環，因為沒有去定義清楚，使得執行時有時似乎做得跟想的完全不一樣，人力資源這部分可以說是最為重要的一環，因為到底要如何去分配，放的位子對不對都是很重要的，這時就是看你平時是不是對於夥伴的了解是否清楚，譬如說宇馳對於電腦方面很強、小瑋和做作有許多點子…溝通的部分我覺得是這些環節最重要的，有時大家意見不合就會發生問題，這時必須放下對彼此的認知，去好好的思考我們當初所做的這件事的價值，那彼此之間的環節有需要回報、協助等等之類的一定要說，風險這部分要去思考最糟的情況如何，像我這次專案最慘的情況就是整備不足，最後就停辦，採購這部分就必須先彙整起來將大家所需，也必須去控管一下是否這些東西是否真的需要。

  老實說執行專案，如同老師說的把人搞好就差不多了，但千萬要記住他們會幫你不是應該的，你要心存感恩呀！所以無論如何要去多關心你的夥伴，看看是不是需要幫忙，是不是人手不夠，是不是有技術困難等等之類的，所以平時要懂得跟大家混熟點，免得到時沒人幫你那就真的很悲劇了

專案：複雜性、行業不同、時間週期性不同具有不確定性

實施專案時都會將專案分為數個階段，以及工作成果為標的，方便檢核成果及進度，以利管理控制。

專案生命週期：一個專案的起始和結束，當組織發現機會，再發展前會先進行需要評估或可行性研究

專案初期：成本和人力資源需求程度低，隨進行而提高，專案結束前急速降低

利害關係者對於最終產生的特性和最後成本的影響最大；其影響則會逐漸減少

專案發起人、專案經理、專案團隊、執行組織、顧客/使用者、利害團體

組織影響：組織制度、文化與風格、組織結構、專案管理辦公室、專案管理系統
組織結構：功能性組織、專案化組織、強矩陣、平衡矩陣、弱矩陣、混合型組織

專案管理過程分為起始過程→規劃過程→執行過程、監控過程→結果過程

 (二三四為不斷循環)

九大知識領域：整合,範疇,時間,成本,人資,溝通,風險,採購

專案管理五大過程:一個人的習慣叫習慣，一群人的習慣叫文化。

心得

今天課程比昨天更深，回到了最基本的理論，但老師藉由一些幽默或例子更快速了解，專案定義明白什麼樣的事情才能稱作專案，而不是例行性工作。

專案的過程：起始、規劃、執行、監控、結束，最基本專案必須有的五大過程以及九大知識要學習的知識還有很多，需要努力。雖然說萬事起頭難，但是過程也是十分重要，人多不一定就是好，而是要適合，像是利害關係人，要先了解他對於專案的影響力是多大，如果要跟他溝通應對時，應該怎麼做，我覺得溝通真的很重要,如果溝通沒問題的話事情就會事半功倍！而最後的WBS跟網路圖很實用且重要，把專案中許多大事項、中事項、小事項、工作天數、執行的始末時間、人力資源、財物資源、產出皆詳細寫在一起，最後再排程管理，也就是時間規畫表，老師說：「專案擬定，要確保所有事件，如期如時如預算完成」在這兩天課程中，學到專案的管理概論，讓我們透過詳細的簡報內容，更了解專案的架構。